Las oficinas no esenciales en San Francisco cerraron hace 22 semanas, y mi esposo, Will, y yo hemos estado trabajando desde casa desde entonces.

En un principio, compartir nuestro departamento de 37 metros cuadrados fue una coreografía delicada. Usar audífonos de cancelación de ruido hacía que levantáramos demasiado la voz. ¿Dos juntas vía Zoom al mismo tiempo? ¡Ja!, nuestro endeble internet residencial chisporroteaba mientras veíamos nuestras transmisiones en video convertirse en arte pixelado.

La situación en casa continuará durante más tiempo de lo que creyó la mayoría. Google mantendrá a los empleados en casa hasta por lo menos julio del 2021, igual que Facebook. Este otoño, más alumnos aprenderán a distancia y los padres de familia estarán a cargo de supervisar -y a veces incluso de enseñar- a sus hijos a falta de clases presenciales.

A medida que se intensificaba la pandemia, hablamos mucho sobre productividad. Pero ahora que llevamos un tiempo aquí, enfocarnos en nuestra propia productividad no es suficiente.

Equilibrar el trabajo y la vida personal es difícil cuando hogar, oficina y escuela ocupan el mismo espacio, y el trabajo remoto a largo plazo no está funcionando como pensamos que lo haría.

Cada día puede parecer un maratón: videollamadas constantes, problemas con internet, malabarear responsabilidades profesionales con quehaceres del hogar y los horarios de los hijos, todo sin olvidarse de alimentar a la familia o a uno mismo.

La tecnología no es una panacea, pero aplicaciones astutamente diseñadas de agenda, recordatorios y organización pueden ayudarle a mantener las cosas bajo control.

A continuación, algunas de las apps que están haciendo la vida un poco más fácil en estos tiempos extraños.

Comparta su agenda con su pareja. Para usar Google Calendar, abra el sitio web (no la app) y, abajo de My Calendar en la parte izquierda, coloque el cursor sobre la agenda que desea compartir. Haga clic en los tres puntos y seleccione «Configuración y compartir». Desplácese hacia abajo a «Compartir con personas específicas» y agregue la dirección de correo de su pareja.

Y sí, también funciona con cuentas corporativas de G Suite, siempre y cuando su administrador lo permita. También puede otorgar permiso para mostrar sólo los horarios en que está libre u ocupado, no detalles específicos de la agenda.

En Outlook.com, haga clic en el icono de calendario en la parte inferior de la página y seleccione «Compartir».

Haga que los vínculos de juntas en video sean más fáciles de encontrar. Agregue integraciones de Google Calendar o Outlook a Slack. Un minuto antes del evento, la app le enviará un mensaje directo con un recordatorio y una liga a la junta, siempre y cuando la haya configurado como la «ubicación» del evento.

Otra solución es Meeter, una app gratuita para Mac y Windows que se ubica en su barra de menú y despliega todas sus próximas llamadas, así como las ligas correspondientes de Unirse de Zoom, Cisco Webex, Google Meet y otros, en un mismo lugar.

Revise su agenda diaria en su bocina inteligente. Agregue calendarios de Google, Microsoft o iCloud a Alexa en la Alexa App > Configuración > Calendario y Correo. Tengo una bocina Echo Dot en el baño y le pregunto «¿qué hay en mi agenda?», mientras me cepillo los dientes todas las mañanas.

Los dispositivos Google Home también pueden recitarle su agenda, pero sólo si está en el Google Calendar asociado a su cuenta vinculada.

Mejore sus recordatorios de bocina inteligente. Los recordatorios son geniales, salvo cuando están haciendo que todas las bocinas en su casa suenen a cada rato. En Alexa, habilite «Vincular tus recordatorios a tu voz», lo que enviará sus recordatorios personales sólo a su teléfono.

Minimice el tiempo que pasa poniéndose de acuerdo. Boomerang es una app de Gmail normalmente utilizada para enviar correos en una hora posterior. Una nueva función adjunta en un email los horarios sugeridos -o una vista en vivo y actualizable de su calendario-, mostrando cuándo está ocupado o libre.

Sólo tenga en cuenta que Boomerang requiere acceso a su correo electrónico. Aunque por lo general es una buena idea limitar el acceso de terceros a datos tan delicados, Google empezó a requerir revisiones de políticas y seguridad de apps que tienen acceso a datos de correos electrónicos en el 2018, lo que hace que el ecosistema de apps de correo electrónico sea más seguro.

Una alternativa que no requiere acceso a correo electrónico es Calendly. Un enlace especial de Calendly, que puede adjuntar a su correo electrónico, permite a la gente programar tiempo en el calendario como si fuera una cita. Ya que el calendario está conectado a su cuenta de Google, Outlook o iCloud, no tiene que preocuparse de citas duplicadas.

Tome en cuenta otros husos horarios. Si tiene la oportunidad de trabajar en una ubicación muy lejos de las oficinas corporativas de la compañía, pruebe FIO, o Figure it Out, una extensión de Chrome que reemplaza su pestaña predeterminada con una pantalla colorida de múltiples zonas horarias.

Entre más oscuro sea el color, más tarde es en ese huso horario. La herramienta de creación de eventos es mi favorita, cuando establece una hora para la junta, la extensión le mostrará la hora correspondiente en cada zona horaria.

No pierda de vista los horarios de sus hijos. Cozi, una app popular de organización familiar para iOS y Android, combina una agenda, una lista de compras, una lista de pendientes y un planificador de comidas compartidos. Hasta 12 personas pueden compartir una cuenta.

Si esa app parece ser demasiado complicada, entonces intente organizar por colores su agenda en línea. «Personalmente, nunca he encontrado nada que funcione tan bien como Google Calendar», aseguró Jamie Heston, consultora de aprendizaje en casa radicada en California.

«Cada niño tiene su propio color, al igual que mi esposo y yo. Tenemos un quinto color para cosas que hacemos en familia». En Google Calendar, cambie el color de un evento dando clic con el botón derecho (Control clic en una Mac) y seleccionando un tono nuevo.

Ordene automáticamente su lista de compras. Existen muchas apps de tareas, pero mi favorita es Any.Do por esta razón: organiza automáticamente su despensa por categoría («productos de panadería», «quesos y lácteos», etc.), lo que hace que las salidas al supermercado sea más eficientes y, por lo tanto, menos riesgosas.

Y al terminar la jornada: relájese, sin importar cuánto tiempo tenga. DownDog es una app de iOS y Android que me ha ayudado a meter con calzador tiempo para hacer yoga donde pueda. Puede ingresar sus preferencias de tiempo -desde cuatro minutos o hasta 90 minutos- su nivel de habilidad y área de enfoque. Luego la app le genera una sesión de práctica basada en esas selecciones.

Edición del artículo original

Fuente: Reforma, The Wall Street Journal, 18 agosto, 2020