Las apps para las juntas en video han madurado -ahora-, los usuarios también necesitan hacerlo.
Zoom vio al número de participantes en juntas diarias dispararse a su nivel más alto de 300 millones en el trimestre más reciente, de 10 millones antes de la pandemia.
Aproximadamente dos terceras partes de los trabajadores estadounidenses que han estado laborando desde el hogar preferirían seguir trabajando lo más posible de forma remota cuando se levanten las restricciones por la pandemia, de acuerdo con una encuesta reciente realizada por Gallup.
Así que es momento de tomarse las juntas en video con seriedad. No más perros y gatos; no más representaciones con avatares. Es hora de entrar a una junta remota como si fuera una sala de conferencias. A continuación, algunas reglas de los profesionales.
- NO LLEGUE TARDE
Las juntas en video hacen que sea obvio cuando colegas llegan tarde, haciendo perder tiempo a quienes se conectan a tiempo. Un comercializador de Cisco recomienda cerrar la puerta de una junta por videoconferencia en Webex cinco minutos después de que inicie. La sala de espera de Zoom permite que un anfitrión decida durante cuánto tiempo deben esperar los impuntuales antes de concederles acceso. Una regla de oro: no hay necesidad de hacer un resumen para alguien que llega tarde.
- ENCIENDA LA CÁMARA
Los avatares y las fotografías de archivo ya no son representaciones aceptables en muchos lugares de trabajo. Son difíciles de tomar en serio y hacen que todos los participantes se pregunten qué está haciendo. Incluso para los introvertidos, incluso en los días de mal aspecto, es importante aparecer en persona a menos de que haya una buena razón explicable (que está enfermo; que se muere de hambre, que tiene un calambre muscular causado por estar en demasiadas juntas en Zoom). Cada vez más, se les conoce como «lurkers», o merodeadores, a quienes usan avatares.
3 . ESTÉ QUIETO
No camine de un lado a otro. Sus colegas dejan de escucharlo porque lo están viendo. Si necesita un cambio de ubicación, no tome simplemente la laptop para ir a otro lado, haciendo que toda la demás gente sienta que se subió a una montaña rusa. Apague por un momento el video para no marearlos. «Creo que mucha gente entendió que trabajar desde casa era ‘tomar una llamada sentado junto a mi alberca'», dice Doug Hanna, director de operaciones en Grafana Lab, una plataforma de visualización y monitoreo de software. «Yo por lo general estoy en mi oficina en casa, concentrado y poniendo atención. Nos tomamos el asunto con bastante seriedad».
4 . NO COMA
No coma en una videollamada, y sobre todo no coma papas fritas. Al tiempo que Zoom se convierte en un estilo de vida, cada vez más participantes usan auriculares de alta fidelidad que amplifican el sonido que se hace al masticar. «La masticación crujiente de las papas fritas es sencillamente asquerosa. ¡No lo hagan!», indica Samantha Castro, directora de producción de video en la plataforma digital InspireHUB, una compañía de software que también es creadora de una plataforma digital que permite que los clientes desarrollen intranets, extranets y otras aplicaciones. «Si va a comer, háganos un favor a todos y oprima el botón de silencio». Mejor aún, señala, ofrezca una disculpa para ausentarse y regrese cuando haya terminado.
5 . APRENDA A INTERRUMPIR CON PERICIA
La sabiduría convencional ha sido: no interrumpir. Pero eso hace que sea demasiado fácil que la junta termine dominada por la voz más fuerte en la habitación. Pedir permiso para hablar a través del chat o levantar la mano resulta incómodo. Esas acciones hacen que sea imposible lograr algo que se está convirtiendo en el chat en video por excelencia: cuando todos los asistentes olvidan que están reunidos de forma remota. Los aficionados a los videojuegos saben cómo navegar por sus conversaciones con facilidad y naturalidad. Anticipan y están al pendiente de señales; quitar el silenciador significa «estoy a punto de decir algo». Un buen moderador también hace las veces de un buen cadenero, al invitar a la gente a participar en la conversación o poner un alto a quien se excede.
6 . CIERRE LA PUERTA DE LA OFICINA
Apague su teléfono. Detenga las notificaciones y alertas de Twitter. Haga arreglos para que su familia no esté cerca. En muchos lugares, las mascotas y los niños ya no son las intromisiones lindas que eran en los primeros días de la pandemia. Nadie quiere escuchar a un compañero de casa en el fondo mientras descarga el lavavajillas. Por supuesto, siempre hay excepciones. La cultura de Gap Inc., permite «algunas visitas y charlas informales» al inicio de una junta en video, dice el gerente de comunicaciones Mark Snyder. «Si tenemos suerte, alguien nos mostrará a su perro o veremos la aparición inesperada de un gato juguetón».
7 . NO HAGA VARIAS TAREAS A LA VEZ
Es muy tentador. También es muy obvio. Al inicio de cada junta, InspireHUB, una compañía totalmente remota desde su fundación hace siete años, pide a todos que cierren todas las demás ventanas en sus pantallas para poder estar presentes de forma absoluta. Workday, un proveedor de aplicaciones empresariales en la nube para recursos humanos y de finanzas, pide a los empleados que brinden su total atención en las juntas, señala Ashley Goldsmith, directora de recursos humanos de la compañía. «Esto respalda nuestra creencia de que por algo es que te invitaron a una junta».
Fuente: Reforma, Negocios, Julio 16, 2020
